当发生费用时，根据不同部门归属的不同费用，借记管理费用、销售费用或制造费用等科目。同时，如果一般纳税人在取得专票时，应交增值税的金额也应计入借方。贷方则记录应付账款。
月结支付时，借方为应付账款科目，表示公司需要支付的款项。贷方为银行存款科目，表示公司从银行账户中划拨相应的金额来支付应付账款。
通过这样的会计处理，公司能够准确地记录和反映其发生的费用以及与供应商之间的债务关系。这有助于管理层了解公司的财务状况，并做出相应的决策。